ホウレンソウ(報連相)についての安全標語を作るためには?




ホウレンソウ(報連相)についての安全標語を作るときもあるのではないでしょうか。

ここでは、ホウレンソウ(報連相)とは?ホウレンソウ(報連相)はどうして大切か?ホウレンソウ(報連相)を行うときのポイントとは?メールによるホウレンソウ(報連相)で注意することとは?についてご紹介します。

ホウレンソウ(報連相)とは?

ホウレンソウ(報連相)というのは、報告・連絡・相談の頭文字を取ったもので、ビジネスシーンでの基本的なコミュニケーションであるとされています。

ここでは、報告・連絡・相談の定義についてご紹介します。

報告

報告というのは、業務を指示された人がその状況を知らせることです。

特に、ビジネスシーンでは、上長からの命令・指示・依頼について、部下が状況の結果・報告を共有するときに使われます。

例えば、上長が「資料を作って欲しい」と指示したときは、作った資料を出すか、作れないと伝えるかなど報告を何かしら行う必要があります。

そのため、義務的なコミュニケーションが報告といえます。

連絡

連絡というのは、情報を知らせることです。

特に、ビジネスシーンでは、事実を全ての関係者に周知するときに使われます。

自分の意見などは伝えなくて、事実だけを伝えることが大切です。

例えば、仕事をしているときに突発的なトラブルが起きたときは、トラブルが起きていることを関係者で共有することによって、意見をもらうこともできます。

相談

相談というのは、物事を決めるときに意見を他の人に求めたり、話し合いをしたりすることです。

ビジネスシーンでは、体験していないことに直面するときは多くあります。

このようなときに上長や先輩などに相談すると、判断が正しくできるようになります。

ホウレンソウ(報連相)はどうして大切か?

1人でビジネスを行っているとき以外は、ビジネスシーンでのコミュニケーションがほとんどホウレンソウ(報連相)で成立しています。

ビジネスをチームで行っているときは、非常に意思疎通が大切です。

意思疎通ができていなければトラブルの要因になります。

では、ホウレンソウ(報連相)ができなければどのようになるのでしょうか?

チームで仕事は行うときが多くあるので、関係者が何人にもなるときが多くあるでしょう。

そして、関係者が仕事を計画どおりに進める前提になっています。

そのため、トラブルが何かあって仕事が計画どおり進まないときにホウレンソウ(報連相)ができないと、対策ができません。

トラブルに対する対策をすると、結果がマイナスになるのを防止できる可能性が大きくなります。

ホウレンソウ(報連相)を行うときのポイントとは?

上長などに結論から簡潔に話をすることが、ホウレンソウ(報連相)を行うときのポイントです。

ダラダラと発生したことを伝えると、結論を最後に聞くようになり、情報も余計なものが入ってしまうので、話のポイントがわかりにくくなります。

結論から話をすることによって、話のポイントが相手に伝わりやすくなるでしょう。

メールによるホウレンソウ(報連相)で注意することとは?

ここでは、メールによるホウレンソウ(報連相)で注意することについてご紹介します。

送るのみで安心しない

送る人はメールを送ると連絡が終わったと考えがちですが、メールを相手が見て内容がわかるまでは、まだ連絡や報告は終わりではありません。

特に、上長は届くメール量が非常に多く、メールを見逃していることもあり得ます。

連絡したと思っていても、上長に1週間後でも連絡されていなかったようなときもあります。

メールを使用しない方がいいケース

席が隣であるため口頭であればすぐに連絡できるにも関わらず、メールでわざわざ連絡するような人が多くなっているそうです。

メールが届いた人は、「長時間隣の席にいるのに、どうしてメールで連絡するのか」と不思議に思うでしょう。

すぐに連絡するときは、直接相手に伝えるようにしましょう。

受け取ったメールの返事は迅速に行う

メールを受け取ったときのマナーは、当然ですが返事を迅速に行う必要があります。

先にご紹介したように、メールを送ったということでも相手がすぐにメールをチェックしているとは限っていません。

メールを送った人は、返事があるまできちんとメールが届いたか、正しく伝わったかをチェックしないと非常に心配です。

そのため、メールを受け取ったときは、「了解しました」「メールを受け取りました」などというような簡単な返事のみでも、可能な限り早くしましょう。

すぐに返事ができない面倒な報告などのときは、「内容を十分に検討してから、再度連絡します」などを添えてすぐに返事をするのが基本です。